ビジネスホンの「保証」「保守」「保険」について

保守・メンテナンスについて

コピー機などオフィスで使用するOA機器は、導入時に保守契約を結ぶことがほとんどだと思います。

何か機器の不調やトラブルが起こった時に、すぐに対応をしないと業務に支障をきたしてしまいますし、なにより復旧には専門知識と技術が必要になるので、専門業者との保守契約は結んでおくことをおすすめします。

大塚商会の保守契約の形
出典:大塚商会

「保証」と「保守」と「保険」の違いとは?

ビジネスフォン導入後の、いわゆるメンテナンスに該当する言葉として、以下をよく見かけます。

  • 保証
  • 保守
  • 保険

はっきり言って、それぞれの言葉に明確な決まりがあるわけではありません。
業者さんによって表記や使い方が異なる場合も多々あるので、以下の説明は一般論としてご理解ください(汗)。

新品製品はメーカーが行う「保証」

「メーカー保証」という言葉を聞いたことがある方は多いと思います。

新品のビジネスフォンは、ほとんどの場合【メーカー保証】の対象となっています。
「メーカー保証」の期間は1年が多いようです。

メーカーが「保証」を設ける理由は以下の2つです。

顧客の信頼回復…不具合が発生すると製品や企業の信頼を損ねてしまうため、無料修理をすることにより信頼回復を図る。
製品の品質向上…製品や部品の不具合内容をメーカーにフィードバックすることにより、製品の改良に努めることができる。

ですので、保証期間中は遠慮せずにどんどん修理や取り換えを依頼しましょう(笑)。

中古ビジネスフォンの「保証」は販売業者さん頼み

中古のビジネスフォンに対しては、販売業者さんが独自の「保証」を設定している場合があります。
そういった「保証」を設けているかどうかを事前に聞いてみるのも、業者さん選びのポイントになると思います。

保証内容は、保証期間中に故障した際に、修理や製品の取り換えを無償で実施する、というものが多いようです。

ちなみに…。

販売業者さんのウェブサイトなどでは「保証」と「保障」…さらには「補償」を混同していることがよくあります。
ビジネスフォンのアフターケアに関しては「保証」が正解です。

全般的なサポートを行う「保守」

ビジネスフォン導入後に、販売業者さんが独自にメンテナンスやサポートを行うサービスが「保守」です。
詳しい内容については次項で説明します。

「保守」は有料の場合がほとんでです。
しかし、ビジネスホンだけでなくオフィスで使用ているOA機器全般を対象としている業者さんもいるようですので、事前に確認をしておくことをおすすめします。

逆に、コピー機などビジネスフォン以外のOA機器に関連する「保守」の一環でビジネスフォンの状態をチェックしてもらえることもありますので、現在の契約をチェックしてみてください。

リース契約に付随する「保険」

リースでビジネスフォンを導入する場合、電話機は「動産保険」の対象となります。

「動産保険」とは、原則としての偶然な事故により、保険の目的である動産に生じた損害に対して保険金が支払われる制度です。

リース契約期間が適用期間となりますが、使用中の故障などは対象外ですので、あまり役には立たないと思われます。

要望や料金で選ぶ「保守」のタイプ

販売業者さんやメーカーによって保守契約の内容は異なります。
ここでは一般的な種類をご紹介します。

定期点検

機器に異常が出てしまっては業務が進まなくなったり、電話の相手にも迷惑をかけてしまいます。
未然に故障を防げるならそれに越したことはありません

定期点検は一定期間ごとに専門の作業員が来てくれて、点検をしてくれるので安心してビジネスフォンを使うことができます。

点検は、機器の清掃や動作状況の確認、システムのバックアップ等をしてくれます。さらに使い方など分からないことがあったら相談ができるいい機会になります。

スポット保守

スポット保守契約は、ちょっとした不調や故障が起きてしまった時に、業者に連絡をして来てもらう形態です。

定期点検型と比べると月々の保守料金は低額になりますが、作業内容によっては別途料金が発生する場合もあります。

機器代サポート

一般的な範囲での故障は、月々の保守料金内で対応してくれます。
保守料金も段階があるので、金額によって保守範囲も変わってきます。

災害時のサポート

地震や火災、落雷などの災害、自然災害はいつどこで起こるか分からないものです。もしもの時に備えて災害時もサポートしてくれる保守契約を結ぶと安心です。

保守料金はその分月々高くなるので、必要かどうかしっかり吟味する必要があります。

まとめ

ビジネスフォンは耐用年数が6年と定められていますが、6年以上使える場合も多く、できるだけ長く使用したいものです。保守やメンテナンスの質によっても、どれくらい使えるかが変わってきます。

ビジネスフォンを長く使用できるようにするためにも、突然のトラブルにすぐ対応できるようにするためにも自社に合った保守・サポートを選んで付けておきましょう。

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