ビジネスフォンの基本機能【保留】と【転送】について

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一般家庭で使う電話機に対して、オフィスや事業所で導入されている電話機はビジネスフォンと呼ばれています。

電話機本体と、外線や内線、その他オフィス機器との接続が可能なコネクタがついている主装置を合わせてビジネスフォンと定義されています。

詳しくはビジネスフォンと主装置の関係とは?をご覧ください。

【保留】と【転送】がビジネスフォンの基本機能

ビジネスホンの基本的な機能は【保留】と【転送】です。

この2つの機能を使うことで、外部の回線(外線)からかかってきた電話を社内の特定人物に繋ぐことができます。

ビジネスフォンの【保留】【転送】機能について
出典:http://niknet.jp/businessphone/column/1577

【保留】【転送】の仕組みと「保留ボタン」の活用法

まず【保留】の仕組みですが、外線1、外線2、外線3という3回線の契約をしているオフィスを想定してください。
そして、アナタは外線1で受けた電話を別の人に取り次ぎたいとします。

その場合は、外線1を受けた状態で、電話機の「保留ボタン」を押します。
そうすると保留状態になった外線1のボタンだけが点灯したり、色が変わったり(下の写真は緑色に変わっています)、通常の通話状態とは異なる表示になります。

ビジネスフォンの【保留】ボタンを押した状態
出典:http://niknet.jp/businessphone/column/1577

その状態で、電話を取り次ぎたい相手に声をかけ、その人が保留中の外線1のボタンを押せば取り次ぎが完了します。

ビジネスホンの【保留】機能を使った電話の取り次ぎ方法
出典:http://niknet.jp/businessphone/column/1577

もし電話を取り次ぎたい相手が近くにいない場合は、「保留ボタン」を押した後にその相手がいる場所の内線番号を入力して電話口に呼び出します。
そして、「外線1番にお電話です」と伝えて取り次ぐことが可能です。

内線を受けた相手は、色が変わっている外線1のボタンを押すことで通話をすることができるようになります。

ダイレクトに転送を行う「転送ボタン」の使い方

前項の最後に紹介した取り次ぎ方法で、基本的には保留→転送はスムーズに行えます。
では、なぜ「保留ボタン」のほかに「転送ボタン」を配置しているビジネスフォンが多いのでしょうか?

確かに、主装置に入った外線を内線に繋ぐという点では、【保留】も【転送】も同じです。
「転送ボタン」を押すしても「保留ボタン」を押した時と同様に、電話機からは「ツッツッツ」という音を出す保留状態となります。

では、「転送ボタン」はどのように使えばいいのでしょうか?

「転送ボタン」は、外線1、外線2、外線3のすべてが使用されているような場合に便利です。
「保留ボタン」で転送してしまうと、転送相手はどの外線に出ればいいのかわからなくケースが考えられるからです。

もちろん、前項で書いたように「外線1です」と伝言することは可能です。
しかし、実際にオフィスで働いている方は経験があると思いますが、外線の何番であったか不明になるといったミスが起こりやすい状態となります。

「転送ボタン」で保留状態にすると、転送相手は保留中の外線1~3のいずれかのボタンを押す必要なく電話に出ることが可能です。
転送する側が受話器を置くと強制的に外線が転送されるからです。

使用している外線数が多い場合や、保留後の電話を間違えて出てしまうといったリスクを軽減したい場合は「転送ボタン」の使用が有効です。

また、最近は携帯電話やスマートフォンをビジネスフォンとして使用できる機能(システム)が登場しています。

こういった携帯型電話機に外線を転送する場合は「転送ボタン」を使用する必要があります。
携帯型電話機には外線1~3というボタンが無いからです。

まとめ

【保留】【転送】の違いや関係についてご理解いただけたでしょうか?

ビジネスフォンは、主装置という機器によって制御されることで限られた電話回線を有効に活用できる非常に便利なシステムです。

ビジネスフォンを導入するメリットのひとつが【保留】【転送】機能を使って、業務を効率的に進められる点です。

それぞれのオフィスによってビジネスフォンの回線状態や使用している電話機の種類が異なるため、その使用頻度や方法は変わりますが、【保留】【転送】はビジネスフォンの基本的かつ重要な機能であることは間違いありません。

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