「知らなかった」ではもったいない!ビジネスホンの多彩な内線通話機能

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ビジネスホンには2種類の通話方法があります。
1つが「内線通話」で、もう1つが「外線通話」です。

「外線通話」は、いわゆる一般的な電話のことで、NTTなどが提供している電話回線といった公共のインフラを使用して通話をすることです。

一方、「内線電話」は、そうした公共のインフラを使用しない通話のことで、例えば社内の別のフロアにいる同僚と通話をするといったものです。

ですから、ビジネスフォンの「内線通話」はフロアをまたぐような大きなオフィスや、社内のスタッフ同士のやり取りがが盛んな場合に必須の機能と言えます。

本稿では、内線通話という機能についてや、内線通話の使い方などについてご紹介します。

無料で話せる内線通話

ビジネスフォンと主装置の関係とは?でご紹介しましたが、ビジネスフォンは電話機本体と主装置と呼ばれる機器のセットの総称です。
名前を和訳しただけの「オフィスの電話機」だけではありません(笑)。

そして、この主装置がオフィスに配置してある多くの電話機を制御し、外線通話と内線通話という2種類の通話を可能にしています。

「内線通話」のメリットのひとつとして、通話料金がかからず無料であるという点があります。

ビジネスフォンの主装置を介して行う内線通話
出典:http://niknet.jp/businessphone/column/3360

公共のインフラを使用しないわけですから、当たり前と言えば当たり前ですが、上のイラストのように、同じビルの別のフロアにいる同僚と簡単に電話ができる「内線通話」は業務効率化になくてはならない機能と言えます。

また、主装置内の設定を行うことで、下のイラストのように携帯電話やスマートフォンを持っている社員とも「内線通話」をすることが可能になります。

ビジネスフォンで行える通話には内線通話と外線通話の2種類があります
出典:http://www.mot-net.com/pbx_dictionary/outgoing-incoming

基本的な内線通話の仕方

内線通話とひと言でいっても、非常に多くの種類があります。
これらはそれぞれのオフィス環境に合わせ、ユーザーの要望に応えてきたビジネスフォンの歴史と言えるのかもしれません。

基本的な内線通話(呼び出し)方法

特に大きな企業であれば、内線表というものが配布されることもあると思います。
それは【〇〇さんの机に置かれている電話機の番号は△△番】という風にそれぞれの電話機に割り振られている内線番号を記した表です。

その番号を手元の電話機でプッシュすることで、その電話機を呼び出し、内線で通話することができます。

基本的な内線通話(受け取り)方法

一方、内線を受けた側は、そのまま受話器を取ることで内線通話をすることができます。

内線を受けた際にはコール音とともに、ディスプレイに何番の電話からの内線であるかが表示されます(機種によってはディスプレイが無いなどの場合もあります)。
そのため、どこからの内線であるかを確認した上で受話器を取ることが可能です。

ビジネスフォンで実現できる便利な内線通話機能

【音声呼出】と【ハンズフリー応答】

内線番号の後に「♯」のボタンを押すと、【音声呼出】をすることができます。
下の写真のように、「♯」のボタンは右下部にある場合が多いようです。

内線番号の後にビジネスホンの「♯」のボタンを押すと【音声呼出】ができます
出典:http://levancio-s.iwatsu.co.jp/telephone.html

【音声通話】は、呼び出した相手先の電話機のスピーカーから「〇〇さ~ん」と音声で呼び出せる機能です。

一方、【音声通話】で呼び出された側は、受話器を持ち上げる必要はなく、そのままマイクに向かって応答することが可能です。もちろん、受話器で話すこともできます。

【ハンズフリー内線呼び出し】

多くのビジネスフォンには「スピーカ」というボタンがあります。
これを使えば、受話器を持ち上げずに通話ができます。

最初に「スピーカ」ボタンを押した後に内線番号をプッシュすれば、そのまま電話機に搭載されたマイクから話すことが可能です。

【内線グループ呼び出し】

呼び出す相手がどの席にいるか分からない場合、あちこちの電話機に内線で呼び出しをかけなければいけなくなります。
そのような時に、フロア全体の電話機に対して呼び出しをかけられるのが【内線グループ呼び出し】です。

この機能を使うためには、主装置の設定を行い、「内線グループ呼び出し」ボタン、「内線グループ呼び出し応答」ボタンを設ける必要があります。

【着信代理応答】

主装置を設定すれば、同じフロアにいる別のスタッフに対して内線での呼び出しに対して、自分の机にある電話機で応答することが可能になります。

設定の方法やビジネスフォンの機種によっては、別の方法で代理応答をする場合もあります。
ちなみに、筆者が以前勤めていた会社のビジネスフォンは「♯」ボタンを2回押していました。

【内線会議通話】

内線通話というと、1対1で話すことが基本ですが、3人以上で同時に内線通話をすることも可能です。

前述の通り、ビジネスフォンはコードレス型の内線電話を持っている人とも内線通話を行うことができるので、外出中の人を含めた複数人で内線による会議を実施することもできます。

操作方法は正直、少し難しいです(笑)。
また、機種によってかなり方法に違いがあるようですので、トリセツや業者さんに聞いてみてください。

【ページング呼び出し(ページング放送)】

騒音の多い工場や、広い倉庫などで活用されています。

主装置の設定のほか、各機器の接続工事が必要になります。

騒音の多い工場や、広い倉庫などで使われているビジネスフォンの【ページング呼び出し(電話ページング放送)】
出典:http://heiwa-net.ne.jp/phone/case_plant_002/

まとめ

いかがだったでしょうか?
ビジネスフォンのメイン機能のひとつである内線通話には、さまざまな活用法があることがお分かりいただけたのではないで

すでにビジネスフォンを導入しているとしても、使いこなせていない機能があるかもしれません。

もし「こんなことはできないの?」といった要望があれば、主装置をカスタマイズすることで実現できる可能性がありますので、ぜひ一度、業者さんに問い合わせてみてください。

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